Информационные процедуры

С маркетинговой информацией выполняют много операций, которые по признакам сходства и целевых функций объединяются в информационные процедуры (процессы). Все процедуры можно поделить на три стадии воспроизведения информации: сбор, обработка и использование  см. рис. 3.6.

Ø Стадия сбора предусматривает первичное восприятие и прием информации. Первичный сбор означает восприятие (снятие) информации, которая возникает в результате деятельности источников информации. Примером таких источников является маркетинговая деятельность, а также деятельность директивных органов управления, индивидуальные действия человека. При первичном сборе основная цель - проявить объективно информацию и соответствующим образом ее подать. Поэтому первичный сбор информации сопровождается представлением, хотя последнее следует рассматривать как самостоятельную процедуру. Маркетинговая информация при первичном сборе прежде всего регистрируется, но может подаваться и иначе.

Первичный сбор данных сопровождается часто также измерением отображаемых явлений (предметов, фактов), что приводит на практике к одновременному выполнению операций восприятия, измерение, представление данных. В компьютерных МИС главное внимание отводится первичному сбору входных (первичных) маркетинговых данных, поскольку эта процедура весьма сложная.

Прием зарегистрированных данных, например директивных, вторичных - это разновидность сбора информации. Соответствующая процедура сопровождается обычно оформлением поступающей информации и определением направлений ее дальнейшего использования.

На организацию сбора данных влияют характер и обращения источника информации, требования немедленного или с известной долей опоздания отображения деятельности, форма представления информации (тип носителя, вид средств отображения), методология функционирования управленческих работ, структура информации и т.ін.

При сборе данных относится главная цель - достать точное, своевременное, достоверное и полное отображения явлений экономической жизни, директивных и других задач.

Собранная или добытая информация входит в стадию преобразования. Информация изменяется в просторные, времени, а также с формально-зміс-товрго стороны. Соответственно отличают три информационные процедуры этой стадии: передача, хранение, вычислительная обработка данных.

Передача данных. Информация, которая передается, изменяется в пространстве. Различают несколько вариантов процедуры в зависимости от того, какая информация - Письменная или звуковая - должны быть переданная, зарегистрированная на носителях или в форме сигналов по каналам связи и т.п.. В компьютерных МИС основные варианты передачи такие: физическое перемещение носителя и дистанционная передача по телефонно-телеграфным каналам. В свою очередь, носители могут передаваться курьером, транспортными средствами, через почту. Такими приемами обеспечивается передача не только документированных данных, а и информации, которые зарегистрированы на машинных носителях. При передаче информации внутри объекта управления преобладает вариант курьерской связи или непосредственного общения между управленческими работниками. Для внешней передачи используются учреждения министерства связи и технические средства.

При дистанционной передаче по каналам могут передаваться входные данные задач, которые подлежат автоматизированному решению (источник информации - узел обработки) и результаты решения задач (узел обработки - пользователь). Такая разновидность дистанционной передачи называют двусторонним (двусторонним). Если по каналам связи передаются лишь входные данные для обработки на ЭВМ, то дистанционная передача называется односторонней. В таком случае результаты решения задач передаются пользователю на носителях информации.

Дистанционная передача может вестись и между органами управления предприятий, учреждений, министерств, ведомств. Для этого необходимо установить прямую ведущую связь между ними или использовать специальное оборудование - средства телекоммуникаций.

Ø Процедура хранения информации реализуется также несколькими вариантами в зависимости от формы представления информации, примененного для хранения информации оборудования, срока сохраняемости и других критериев. Существует несколько вариантов хранения информации, основными из них есть хранения в устройствах памяти ЭВМ и архивное долгосрочное хранение.

Процедура хранения информации обычно заканчивается поиском соответствующих ей единиц для дальнейшего использования. Поиск органически связан с хранением информации, но он представляет собой особую информационную процедуру. В процессе хранения информация может терять свою ценность под влиянием фактора времени или через изменение некоторых условий. Иногда это приводит к изъятию единиц информации, их уничтожение, но чаще единицам информации присваивается новое современное значение. Такая операция известная под названием актуализации данных. Это также самостоятельная информационная процедура. Благодаря актуализации значения отдельных единиц информации постоянно поддерживаются на заданном уровне.

Ø Обработка информации необходимая для замены ее единиц по форме (структурой) и значением и заключается она в получении, прежде всего, результатной (исходной) информации. Достигается это с помощью многих арифметических (добавление, отнимание, умножение, деление и т.ін.) и логических (операции математической логики, сравнение, упорядочение, сортировка и т.ін.) операций. Ведется обработка не только информации, а и ее структурных образований, а также информационных отношений.

Процедура вычислительной обработки информации часто сопровождается и операцией поиска, с которой связанная также процедура сохранения данных.

Вычислительная обработка есть ведущей как по объему, так и за значимостью в компьютерных информационных системах. Итак, не случайно, что часто под словосочетанием «обработка данных» понимают систему, которая ориентирована на всю совокупность информационных процедур. Информационная система обработки данных охватывает не только все операции обработки, а и процедуры сбора, передача, хранение информации и т.ін.

Ø Стадия потребления информации предусматривает получение «готового продукта» — результатной информации — и ее использования. Использование такой информации (если не принимать во внимание технологических целей) выходит за рамки обычных информационных систем. В системах поддержки принятия решений (СППР) и этот процесс автоматизирован. Исходная информация назначается, главным образом, для управленческих решений, их формирование, подготовки и принятие, а также для директивных органов и вышестоящих органов управления и т.п..

Поскольку потребление информации предусматривает и новое привлечение ее к процессам сбора и переработки, то уместно говорить о кругообороте экономической информации. Основные информационные процедуры подчеркивают этот момент. Заметим, что существуют еще и такие важные и необходимые процедуры: представление информации (регистрация первичная и повторная и т.ін.), кодирование, размножение, идентификация, агрегирование и дезагрегування и т.ін.

Следует подчеркнуть, что состав информационных процедур конкретизируется в процессе реализации разных функциональных управленческих работ на объектах хозяйствования. Информационные процедуры выполняют обычно в их объединении, создавая единый технологический процесс. Этот вопрос рассматривается дальше.