Пакетный режим обработки марктеинговой информации

Пакетный режим работы предусматривает выполнение технологических операций в заранее определенной жесткой последовательности. Иногда такая последовательность может изменяться, но эти нарушения должны быть предварительно обусловленные.

Если информация обрабатывается централизованно, то она собирается и регистрируется не в том подразделении, где будет обрабатываться. Поэтому в пакетном режиме большей частью первой технологической операцией будет операция приема и контроля информации. Чаще всего принимаются первичные документы, но могут приниматься и машинные носители или информация, передаваемая каналами связи.

Для приема документов должен быть наченный отдельный специалист, отвечающий за прием и проверку документов, их хранение и возврат после обработки в подразделения организации, где такие документы должны постоянно находиться.

Если в организации большой документооборот, то оператор, который принимает документы, должен их зарегистрировать в специальном журнале. В нем записываются названия принятых документов, дата, когда они были приняты и количество принятых документов. В журнале могут приводиться и другие сведения, если в организации это считается необходимым.

Информация, которая записана в журнале регистрации, может использоваться для контроля за своевременностью передачи информации или для выяснения претензий между подразделами в случае потери документов.

Контроль принятых документов поверхностный. Оператор, который их контролирует, проверяет не содержание документа, а лишь его формальное соответствие правилам заполнения и четкость записи всех символов в документе.

Документы, правильно заполненные, и документы, в которых есть непонятные или сомнительные символы, не должны обрабатываться. Такие документы возвращаются в те подразделы, где они были заполнены.

Прием машинного носителя тоже нуждается в регистрации факта принятия в специальном журнале, после чего с носителя снимается копия, а сам носитель возвращается туда, где он был сформирован. Если носители принимаются из нескольких подразделов, то после приема последнего из них может выполняться операция формирования рабочих массивов. Эта операция выполняется автоматически и большей частью предусматривает слияние отдельных файлов в один.

Если информация принимается по каналам связи, то для проверки полноты принятой информации в обусловленное время на ЭВМ может распечатываться справка о принятой информации. Такая справка содержит дату передачи информации, место, откуда была передача, и вспомогательную служебную информацию, которая дает возможность принять решение о дальнейших действиях - выполнять расчеты, или ждать передачи следующей части информации.

После принятия информации готовятся и контролируются машинные носители. Перед набором на клавиатуре в документы могут добираться коды (если они не были проставлены во время выписывания документа) из разнообразных классификаторов.

Выбор варианта набора на клавиатуре и методов контроля зависит от имеющихся технических средств, программного обеспечения, а иногда и от особенностей самых документов.

Со сформированных машинных носителей обязательно снимаются копии: рабочие или страховые. Если информация сразу занесена на съемный машинный носитель, то снимается рабочая копия на жесткий магнитный диск. В противном случае снимается страховая копия на съемный носитель информации. Страховые копии сохраняются для того, чтобы можно было возобновить информацию в случае ее потери.

Следующая операция - расчет на ЭВМ. Она может быть первой операцией в технологическом процессе, если для расчета используются результаты других расчетов на ЭВМ. Например, для расчета данных по реализации продукции необходимы сведения об отгрузке продукции и поступлении денег на счет в банке. Такие сведения могут формироваться на ЭВМ, если в ней предусмотрено решения таких задач.

Во время расчета на ЭВМ могут печататься сведения и формироваться массивы информации. Массивы информации могут копироваться на съемные машинные носители, если их нужно передать на другие ЭВМ или, если они содержат сведения, которые еакапливаются с начала года или какого-то другого периода.

Печатание сведений может выполняться во время расчета, если печатается небольшое количество листов. Если листов много, печать выделяется в отдельную операцию. Отпечатанные сведения обязательно контролируются на качество печати. Отдельные листы могут перепечатываться.

Проверенные сведения передаются пользователю. Передаваться могут также машинные носители или информация по каналам связи.

В конкретных условиях типичный технологический процесс обработки информации в пакетном режиме может дополняться и другими операциями. Например, операцией объединения массивов, если они формируются отдельно, а далее должны использоваться или передаваться совместно, операцией размножения результативных сведений, если необходимо иметь несколько экземпляров, и т.п.

При применении пакетного режима кроме решения конкретных задач как отдельная технология рассматривается технология ведения массивов нормативной справочной информации. Для такой работы назначаются отдельные специалисты, которые должными вносить необходимые изменения в массивы НСИ.

Поскольку изменения в массивы могут возникать в разных подразделах и не все изменения могут регистрироваться, в программах расчета конкретных показателей могут быть предусмотрены фрагменты, которые формируют сообщение о некорректности нормативно-справочных массивов. Эти сообщения распечатываются и анализируются лицами, отвечающими за ведение массивов.

Технологические операции по ведению массивов могут совпадать с перечнем операций, выполняемых во время решения обычной задачи.