---

Структура и содержание нормативных документов МИС

Эскизный проект. Структуру и содержание эскизного проекта государственный стандарт не определяет, поэтому эти характеристики проекта определяются по согласованию между проектировщиком и заказчиком в зависимости от его назначения.

Главное назначение эскизного проекта - дать краткое предварительное описание системы, которая создается. При этом основные положения эскизного проекта приобретают дальнейшее развитие в техническом и рабочем проектах. Эскизный проект может содержать такие сведения: перечень функций, которые реализует маркетинговая информационная система, формы первичных и исходящих документов, видеокадров, структуры информационных массивов или их названия и главное назначение, важнейшие алгоритмы (формулы) расчетов, местоположение и количество ЭВМ для внедрения системы, порядок создания и внедрение системы и т.п..

Иногда эскизный проект создается для того, чтобы ознакомить экспертов или руководство организации с основными методами, расчетами, документами, функциями, которые будут присущи маркетинговой информационной системе. В таком случае эскизный проект может выполнять рекламную функцию для разработчиков системы. Он используется в целях заинтересованности организации в той или другой информационной системе.

Технический проект. Технический проект может быть оформлен как один документ, а может состоять из отдельных документов, чаще всего таких: «Описание постановки задачи», «Описание алгоритма», «Описание информационного обеспечения», «Описание программного обеспечения», «Описание технического обеспечения», «Описание организационного обеспечения». Если технический проект оформлялся как один документ, то перечисленые документы могут представлять разделы технического проекта.

Постановка задачи должны содержать следующую информацию:

Характеристика задачи. При ее описании следует указать назначение, технико-экономическую сущность маркетинговой задачи и обосновать необходимость ее решения на ЭВМ; привести перечень маркетинговых объектов, при управлении которыми решается задача; описать назначение и использование исходной информации; указать периодичность решения и срок выдачи исходной информации; перечслить условия, при которые прекращается автоматизированное решение маркетинговой задачи (в случае необходимости перечислить связи данной задачи с другими экономическими задачами); описать распределение действий между персоналом и техническими средствами при разных ситуациях решения задачи.

A Исходная информация. В разделе описывается ее назначение и использование, а далее приводится перечень и описание исходных сообщений в виде объяснительного текста или таблицы. Среди исходных сообщений могут быть машинограми (отпечатанные на ЭВМ документы), видеокадры (информация, которая выведена на экран ЭВМ) и массивы на машинных носителях, которые используются для дальнейшего решения маркетинговой задачи или других смежных экономических задач. Для каждого сообщения отмечаются его полное название, идентификатор (условная метка), форма представления, периодичность выдачи, срок выдачи и получатели информации. Перечень и описание структурных единиц исходных сообщений, имеющих самостоятельное содержательное значение, дается в виде объяснительного текста. При описании следует приводить полное название структурной единицы информации (показателя), идентификатор исходного сообщения, в состав которого входит соответствующая структурная единица (показатель), и требования к точности и надежности (при потребности) расчета маркетингового показателя.

Входная информация. В тексте описывают ее назначение и средства поиска, затем приводят перечень и описание входных сообщений в виде объяснительного текста или таблицы. Для каждого входного сообщения отмечается название и идентификатор, форма представления, срок и частота использования. Среди входных сообщений могут быть документы, которые заполняются в разных подразделениях организации, массивы нормативно-справочной информации и массивы, сформированные на ЭВМ во время решения других задач. Перечень и описание структурных единиц информации входных сообщений дается в виде объяснительного текста с указанием полного названия структурной единицы, требования к точности числового значения (при потребности), источника информации (документ, видеокадр, база данных и т.п.) и его идентификатора.

В приложении к постановке задачи приводятся эскизы исходных и входных документов, которые оформляются согласно Государственному стандарту -- «Системы учетно-статистической, первичной учетной, финансовой и другой документации. Основные положения и формуляры-образцы».

Алгоритм решения задачи. При описании алгоритма выделяют подразделы:

Ø Информация, которая используется. В этом подразделе описывают ее назначение, а также приводят перечень массивов информации, сформированные из входных сообщений (входных документов, нормативно-справочных данных и т.п., а также массивов, сформированных другими алгоритмами и сохраняемых для реализации данного алгоритма. Для каждого массива приводят его название, идентификатор и отмечают максимально возможное количество записей.

Ø Результативная информация. При описании указывается назначение результатов, а также приводится перечень массивов информации, которые сформированы для выдачи исходных сообщений (машинограм, видеокадров и т.п.), а также тех, которые сохраняются для решения данной и других задач.

Ø  Математическое описание. В подразделе приводится математическая модель или математические формулы вычисления основных маркетинговых показателей,  формирующих задачу, а также приводится описание процесса, объектов, перечень гипотез и оценок соответствия разработанной модели реальному процессу при раздичных условиях работы системы.

Ø Алгоритм решения. В этом подразделе приводится описание логики алгоритма и способ формирования результатов со ссылкой на последовательность этапов вычислений. Алгоритм дается в виде схемы согласно требованиям Государственного стандарта - «Схемы алгоритмов, программ, данных и систем». Схему при необходимости дополняют текстом.

A Информационное обеспечение (ИО). Структура документа «Описание информационного обеспечения» состоит из подразделов:            

Ø общая характеристика информационного обеспечения (ИЗ);

Ø описание организации сбора и передачи информации на обработку;

Ø построение системы классификации и кодирования;

Ø формы первичных документов, машинограм и видеокадров;

Ø структура информационных массивов.

В подразделе «Общая характеристика ИО» приводятся основные принципы, использовующиеся при построении ИЗ, нормативные документы, определяющие построение ИО, необходимость использования СУБД или применение локальных массивов. Если определенная потребность использовать СУБД, то обосновывают выбор конкретной СУБД и приводят ее основные характеристики.

В этом самом подразделе приводят общую схему ИО и дают перечень конкретных элементов ИО, которые будут использованы при решении задачи.

В подразделе «Описание организации сбора и передачи информации на обработку» приводят перечень источников и носителей информации и определяют объемы и интенсивность информационных потоков. Описывают методы контроля на разных этапах сбора и передачи информации на обработку. По каждому первичному документу указывают подразделы, которые отвечают за своевременное представление их на обработку.

В подразделе «Построение системы классификации и кодирования» дают перечень классификаторов, приводят по каждому из них методы классификации и кодирования, структуру и длину кода. В приложениях могут быть представлены фрагменты или примеры классификаторов.

В подразделе «Формы первичных документов, машинограм и видеокадров» приводится перечень форм и ссылка на приложения, где приведены соответствующие формы, или  даются формы в виде таблиц.

В подразделе «Структура информационных массивов» по каждому массиву приводят таблицы с описанием структуры массива. Таблица должна содержать такие сведения: наименование массива, обозначение массива, наименование носителя информации, объем массива, длина записи, метод организации массива, ключи приведения в порядок массива. По каждому атрибуту (реквизиту) массива в таблице приводят его наименование, условное обозначение  в формулах, формат, диапазон изменений, логическая и семантическая связи с другими массивами или атрибутами.

В этой таблице диапазон изменений приводится лишь для тех атрибутов, в которых программно можно контролировать диапазоны, или атрибут (реквизит) может приобретать значение в конкретных границах.

Логическая и семантическая связи приводятся для иерархических, сетевых и реляционых СУБД или СУБД на основе инвертированных списков, создающих специальные массивы или существует особый механизм объединения файлов.

A Организационное обеспечение. Описание организационного обеспечения может включать ряд схем, в частности схему организационной структуры подразделов (лиц) и ее описание, а также схему технологического процесса автоматизированного сбора маркетинговой  информации и ее обработки. Описывая технологический процесс, можно приводить отдельные схемы.

Ø Схему технологического процесса автоматизированного сбора и передачи данных (описывают состав и последовательность выполнения операций относительно сбора, регистрации, обработки, контроля и передачи данных на обработку).

ØТехнологический процесс обработки данных на ВЦ или на АРМ (описывают состав и последовательность выполнения операций по приему, контролю, обработке, выдаче результатов обработки).

По каждой схеме дают перечень документации (инструкции относительно выполнения всех операций или руководство пользователя), необходимой для данного технологического процесса.

Схему технологических процессов составляют согласно действующим стандартам. Здесь приводят описание комплекса технических средств (КТС). Обосновываются выбор КТС и описывают его характеристики. Если для обработки информации используют сети ЭВМ то в этом случае описывается общая характеристика сети и ее особенности, режимы работы конкретной ЭВМ в сети.

A Программное обеспечение. Описание программного обеспечения содержит:

Ø общую характеристику программного обеспечения (ПО) задачи (структуру ПО, основные функции частей ПО, операционную систему, средства, расширяющие  возможности операционной системы);

Ø схему взаимодействия программ;

Ø схемы программ.

К схемам дают пояснения, которые касаются назначения программ, их особенностей и т.п..

A Рабочий проект.  Рабочий проект почти никогда не оформляется как один документ. Он состоит из разных документов, которые должны использоваться во время эксплуатации системы. В состав рабочего проекта, кроме бумажных документов, включаются тексты программ на машинных носителях информации или так называемый исполнительский модуль, который работает под управлением операционной системы и разрешает обрабатывать информацию на ЭВМ.

В состав документов рабочего проекта чаще всего входят:

Ø описания программ, разработанных для решения задачи (описание может быть составлено отдельно для каждой программы);

Øинструкции относительно операций технологического процесса или руководство пользователя;

Ø классификаторы маркетинговой и технико-экономической информации.

Описание программ оформляют согласно Государственному стандарту - «ЕСКД. Текст программы. Требования к содержанию и оформлению». К описанию прибавляется листинг программы (распечатанный текст программы). В пояснении дается комментарий, который объясняет назначение и структуру основных листингу частей программы.

Инструкции относительно отдельных операций составляются тогда, когда операции выполняются на разных рабочих местах маркетологами разной квалификации. Руководство пользователя составляется для автоматизированного рабочего места специалиста, который большинство своих функций выполняет с помощью ЭВМ. Для него могут быть разработаны и отдельные инструкции относительно операций, которые не связаны с обработкой информации на ЭВМ.

Инструкции относительно операций технологического процесса выдаются в произвольной форме, но они обязательно должны иметь ссылки на квалификацию исполнителя и содержать подробное описание конкретных действий.

Руководство пользователя должны содержать такие подразделы: введение, назначение и условия использования, подготовка к работе, описание операций, аварийные ситуации, рекомендации относительно освоения. Во вступлении приводят основную характеристику АРМ и пересчитывают функции, которые на нем выполняются. При описании условий функционирования дают техническую характеристику ЭВМ, которая необходимая для создания АРМ, и характеристику дополнительных технических устройств, ссылаются на операционную систему и программные средства, которые необходимые для работы.

Сведения о подготовке к работе включают содержание и состав дистрибутивных носителей информации, правила инсталляции системы, порядок загрузки программ и проверки их работоспособности.

При описании операций относительно каждой из них дают подробное описание правил выполнения операции, отмечают ее особенности, возможные последствия и примеры выбора тех или других действий. Обязательно отмечаются условия, при которых возможно выполнение операции. Очень часто перечень операций дается согласно пунктам «меню», положенных в основу работы программ. Для пользователя такой подход к описанию операций не всегда удобен, так как он должен хорошо ориентироваться в иерархии функций и их особенностях для того, чтобы избрать последовательность операций для выполнения конкретных действий. Поэтому в этом подразделе, кроме традиционного описания операций, могут приводиться описания операций в таком виде: «Как выполнить конкретные действия». Например, пользователь должен сформировать машинный носитель на основе первичных документов. Для этого в иерархии «меню» есть несколько режимов - создание и ведение НСИ, введение оперативной информации и корректирование оперативной информации. Для того чтобы избрать правильную последовательность операций, пользователь должен не только хорошо знать назначение каждого режима, а и представлять, как документ заносится на носитель информации и зачем применяется НСИ. Для облегчения работы пользователя можно предусмотреть пункт в инструкции такого типа - как сформировать машинный носитель информации.

Подраздел «Аварийные ситуации» должен содержать примеры аварийных ситуаций и давать рекомендации, как возобновить работоспособность маркетингвой информационной системы с минимальными потерями времени и работы.

Рекомендации относительно усвоения необходимых знаний и умений для подготовки пользователя к работе на АРМ. В этом подразделе приводится ссылка на литературу, которую следует выучить к началу работы, порядок овладения основными функциями АРМ и контрольный пример, с помощью которого можно усвоить такие функции. Классификаторы — это отдельные документы, где для каждого классификатора приводится его структура и дается полный перечень названий по соответствующим им кодами. Во время эксплуатации информационной системы к классификаторам могут вноситься дополнения