СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ
Процедуры документирования деятельности Административ-ной комиссии строятся по принципу аналогичных процедур в деятельности самой городской администрации. Все этапы документооборота, а также принципы оформления документов закреплены в Инструкции по делопроизводству в администрации города Белгорода, на основании которой документируется деятельность всех подразделений.
Деятельность администрации города обеспечивается единой системой взаимосвязанных документов, составляющих его документационную базу. Состав этой базы определяется такими факторами, как: компетенция администрации города, круг управленческих функций, порядок разрешения вопросов, объём и характер взаимосвязей между администрацией города и вышестоящими, подчинёнными и сторонними организациями.
Процесс документирования управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в непосредственном создании управленческих документов: документы администрации города разрабатываются, согласуются, утверждаются, исполняются, изменяются, считаются утратившими силу, подшиваются в дело.
Документацией администрации города Белгорода являются: нормативные правовые акты, решения, приказы, поручения, регламенты, положения, протоколы, акты, письма, служебные записки, инструкции, правила, штатные расписании, справки, отчёты, представления, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования дея-тельности администрации города.
Процесс документационного обеспечения управления в городской администрации регламентируется Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Белгорода от 02.08.2007 № 2375. Анализ этой инструкции позволяет оценить систему служебной документации, функционирую в Администрации города Белгорода.
Согласно этой инструкции, основное назначение нормативно-правовой документации администрации города – регулирование деятельности, позволяющее обеспечить реализацию основных задач данного муниципального органа с максимальным эффектом.
