---

Понятийная база, связанная с определением «документальный фонд»

При формулировании понятия «документальный фонд» необходимо основываться на его соотношении с такими архивоведческими и документоведческими понятиями¹, как «документ», «архивный документ», «электронный документ», «архивный фонд», «дело», «фондообразователь», «номенклатура дел» и др. Такой подход имеет свои положительные стороны. Во-первых, позволяет чётко определить место той или иной категории во всей системе понятий документационного обеспечения управления, установить их соподчинённость, взаимосвязи, взаимозависимости; во-вторых, даёт возможность выделить основные составляющие, отражающие саму суть рассматриваемого понятия; в-третьих,                     при                                                                                                    установлении

взаимосвязей и соотношений в понятийной базе, касающейся термина «документальный фонд», возникает возможность установления системности терминологии.

Применительно к тематике данного диссертационного исследования особое значение имеют такие взаимосвязи понятий, как: информация - документ - дело -

' Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) [Текст] / Федер. арх. агентство ; ВНИИДАД ; сост. : М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. - М. , 2006. - С. 22.; Ларин, М.В. Управление документацией в организациях [Текст] / М. В. Ларин,- М. :Науч.кн., 2002. - С. 77 - 78 и др.

документальный фонд (см. рис. 1 приложения 1.1);^[1] документ - дело - заголовок дела- сроки хранения - установленный порядок оформления - номенклатура дел.

1.1.        Понятие «документальный фонд»: составляющие определения и их взаимосвязи.

В целях выявления существенных признаков понятия «документальный фонд» проведём анализ определений, связанных с этим термином и закреплённых в законодательной и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления (табл. 1 приложения 1.2). Для того чтобы раскрыть сущность специального понятия, определение должно быть правильно построено, указывать только на существенные признаки обозначаемого предмета или класса предметов^[2]. Определение документального фонда в настоящее время имеется и в научной литературе, например,

А.   Н. Сокова определяет документальный фонд следующим образом: «Массив документов, как поступивших в организацию, так и экземпляров отправленных документов на различных носителях и различных сроков хранения»^[3], и в терминологической базе документационного обеспечения управления, которая отражена в ГОСТ Р 51141-98. В этом терминологическом стандарте оно изложено следующим образом:       «Документальный фонд: Совокупность документов,

образующихся в деятельности юридического или физического лица»^[4].

Итак, первая составляющая определения документального фонда - это «совокупность документов», или документация, так как «совокупность, или комплекс, документов по определённому предмету - это документация»^[5]. То есть в понятии документального 'фонда документ рассматривается в комплексе, во взаимосвязи с другим документом и внешней средой. Именно этот процесс взаимосвязи отражён в другом определении, тесно примыкающем к понятию «документальный фонд», определению дела - «совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку»^[6].

Анализируя определение документального фонда, необходимо привести и другое определение, данное в указанном стандарте, а именно понятие фондообразователя - «юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд» . По нашему мнению, эти понятия неразрывно связаны между собой, и можно сказать, продолжая анализ, что документальный фонд - это дела, образующиеся в деятельности фондообразователя.

Таким образом, в определении документального фонда есть и вторая основная составляющая - это процесс образования документации в деятельности фондообразователя, то есть взаимосвязи совокупности документов с деятельностью фондообразователя. Деятельность фондообразователя неразрывно связана с реализацией его функций.

Примыкает к определению документального фонда определение архивного фонда. В настоящее время существует законодательно закреплённое определение архивного фонда в ст.З Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которому «архивный фонд - совокупность архивных документов,

о

исторически или логически связанных между собой» . Определение «архивного фонда» из ГОСТ Р 51141-98 зафиксировано таким образом: ««архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой»^[7]. Отметим, что при переносе определения архивного фонда в Федеральный закон был потерян союз «и/или», что, по нашему мнению, придало определению категоричный оттенок разделения «исторически или логически».

Продолжая анализ дефиниций документального фонда и архивного фонда, выделим основные две составляющие определения архивного фонда, в частности: совокупность архивных документов и их связь (историческую или логическую) между собой. Таким образом, при рассмотрении данных определений, можно отметить, что дефиниция документального фонда базируется на совокупности документов, а архивного фонда на совокупности архивных документов.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определённые отличия в толковании разными дисциплинами, отражающими их предмет и задачи^[8]. В настоящее время существует несколько определений документа, которые закреплены в стандартах.

В ГОСТ Р 51141-98 «Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,

'у

позволяющими её идентифицировать» , в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»^[9], а также достаточно спорное, по мнению многих учёных^[10], законодательно закреплённое определение «документированной информации» в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» - «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»^[11]. С принятием этого Федерального закона из законодательной базы исчезло определение документа и изменено определение документированной информации. Отметим, что законодательно закреплённое определение электронного документа в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» базируется именно на определении документа, так в ст. 3 указанного Федерального закона сказано, что «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»^[12]. Особенностью электронных документов является то, что их информация представлена в электронно­цифровом виде, и как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, все компоненты определения документа в электронном документе должны иметь место.

Исследуя эволюцию определения «документ», М. В. Ларин в монографии «Управление документацией в организации» (2002 г.), делает вывод о том, что основу такого определения составляют «три основные компоненты:                                                                                                                 информация,

материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью её идентификации через реквизиты»^[13]. Исходя из анализа существующих определений документа, можн.о сказать, что все эти компоненты и сейчас присутствуют в приведённых дефинициях, однако с дополнением компоненты - юридической значимости документа, которая может быть выражена в качестве доказательства или подтверждения правовых обязательств или деловой деятельности, что и закреплено в национальном стандарте по управлению документами.

Рассмотрим определения архивного документа. В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» оно звучит следующим образом: «Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства»^[14].

Отметим, что и в ГОСТ Р 51141 — 98 так же существует определение архивного документа - «документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника»^[15].

Таким образом, определение архивного документа практически полностью перечисляет все основные компоненты определения документа, зафиксированного в законодательстве, а именно:        материальный                                                                     носитель информации, собственно

информацию и идентификацию посредством реквизитов. Однако отметим, что на первый план вынесен именно «материальный носитель», а потом уже информация и идентификация 'посредством реквизитов, в отличие от современного определения документа, в котором на первом плане всё-таки «информация», а потом уже указан её носи гель и идентификация (определение) посредством реквизитов. По нашему мнению, в приведённом определении отражён один из этапов развития определения понятия «документ». При неразрывности составляющих материальный носитель и закреплённой на нём информации, более ранние определения документа акцентируют внимание именно на материальном объекте, носителе информации. Данная эволюция

•з

определения документа была детально исследована М. В. Лариным.

К тому же в приведённом определении архивного документа, компоненты определения документа дополнены компонентой хранения такого документа в силу значимости его носителя и информации, то есть определение архивного документа базируется на определении документа с дополнительной составляющей хранения, то есть архивный документ - это документ, но обладающий дополнительными существенными признаками, а именно «...и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства»^[16]. Согласно

 

ГОСТ Р 5114-98, хранение - это «обеспечение рационального размещения и сохранности документов»^[17].

Исходя из данного анализа, можно сделать вывод, что определение архивного документа, в свою очередь, строится на определении документа, а определение архивного фонда базируется на определении совокупности архивных документов. Поэтому можно сказать, что архивный фонд состоит из документов документального фонда, которые необходимо хранить в силу их значимости, то есть архивный фонд формируется из документального фонда и является его хранимой составной частью (СхМ. приложение 1.1.). Однако следует отметить, что все документы, образующиеся в деятельности юридического лица, необходимо хранить в соответствии с правилами работы архивов организаций, перечнями документов со сроками хранения, на это положение указывает и ст.6 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», в которой есть следующий пункт «до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается»^[18]. Таким образом, «вопросы, относящиеся к хранению документов и обеспечению их сохранности, возникают в течение всего их существования, а не только после того, как документы становятся «неактивными»^[19].

 

---

^[1] Принцип построения цепочки понятий был нами взят по аналогии архивоведческих цепочек, разработанных в научных трудах: Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) [Текст] / Федер. арх. агентство ; ВНИИДАД ; сост. : М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. - М;, 2006. - С. 22.; Автократов, В. Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения [Текст] / В. Н. Автократов // Труды ВНИИДАД. - М., 1976. - Т. 6. - С. 56 и др.

^[2] Янковая. В. Ф. Терминология документационного обеспечения управления [Текст] /

В.  Ф. Янковая // Управление персоналом. - 1999. - № 11 (41). - С. 74.

^[3] Сокова, А. Н. Делопроизводство и его роль в управлении [Текст] / А. Н. Сокова // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией : Докл. и сообщ. Па XI Международной научно-практической конференции 23 — 24 ноября 2004 г., Москва / Росахив, ВНИИДАД. - М., 2005. - С. 72.

^[4] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 12 с.

^[5] Словарь современной архивной терминологии социалистических стран [Текст]. - М., 1982.-Ст. 95.

^[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998.-С. 13.

^[7] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 12 с.

^[8] Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) [Текст] / Федер. арх. агентство ; ВНИИДАД ; сост. : М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. - М. , 2006. - С. 22.; Сокова, А. Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки [Текст] / А. Н. Сокова.- М. :Науч.кн., 1985. - С. 77 - 78; Елпатьевский, А. В. Некоторые подходы к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем [Текст] / А. В. Елпатьевский // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». - М., 1972 и др.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [Текст] . - М. : Стандартинформ, 2007.

^[10] Ларин, М. В. О научной деятельности ВНИИДАД в сфере документационного обеспечения управления [Текст] / М. В. Ларин] // Документация в информационном обществе : современные технологии документооборота : докл. и сообщ. на XIII Межд. научн.-практ. конф. 22-23 ноября 2006 г., Москва / Росархив ; ВНИИДАД. — М., 2007. — С. 20 - 25 ; Бачило, И. Л. О Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [Текст] / И. Л. Бачило // Документация в информационном обществе : современные технологии документооборота : докл. и сообщ. на XIII-Межд. научн.-практ. конф. 22-23 ноября 2006 г., Москва / Росархив ; ВНИИДАД. - М., 2007. - С. 26 - 33 и др.

^[11] Об информаций, информационных технологиях и защите информации [Текст] : [федер. закон от 27.07.2006 № 149 - ФЗ] // СЗ РФ. -2006. - № 31 ( 1 Ч.). - Ст. 3448.

^[12] Об электронной цифровой подписи [Текст] : федер. закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ // Собр. законодательства РФ. — 2002. - № 2. - 14 янв.

^[13] Ларин, М.В. Управление документацией в организациях [Текст] / М. В. Ларин.- М. :Науч.кн., 2002. - С. 77 - 78.

^[14] Об архивном деле в Российской Федерации [Текст] : федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ [принят Гос. Думой 01.10.2004] //Российская газета. - 2004. - № 237.-27 окт.

^[15] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998. — 12 с.

^[16] Об архивном деле в Российской Федерации [Текст] : федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ [принят Гос. Думой 01.10.2004] // Российская газета. - 2004. - № 237. - 27 окт.

' ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998.- 12 с.

^[18] Об архивном деле в Российской Федерации [Текст] : федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ [принят Гос. Думой 01.10.2004] // Российская газета. - 2004. - № 237. - 27 окт.

^[19] Ларин, М. В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 154589-2001 : метод, пособие [Текст] /М. В. Ларин, О. И. Рысков; ВНИИДАД. - М.,

2005.                   -С. 69.

 

 

Вся работа доступна по ссылке https://mydisser.com/ru/catalog/view/236721.html