---

Понятие «документальный фонд»: составляющие определения и их взаимосвязи

В целях выявления существенных признаков понятия «документальный фонд» проведём анализ определений, связанных с этим термином и закреплённых в законодательной и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления (табл. 1 приложения 1.2). Для того чтобы раскрыть сущность специального понятия, определение должно быть правильно построено, указывать только на существенные признаки обозначаемого предмета или класса предметов^[1]. Определение документального фонда в настоящее время имеется и в научной литературе, например,

А.   Н. Сокова определяет документальный фонд следующим образом: «Массив документов, как поступивших в организацию, так и экземпляров отправленных документов на различных носителях и различных сроков хранения»^[2], и в терминологической базе документационного обеспечения управления, которая отражена в ГОСТ Р 51141-98. В этом терминологическом стандарте оно изложено следующим образом:       «Документальный фонд: Совокупность документов,

образующихся в деятельности юридического или физического лица»^[3].

Итак, первая составляющая определения документального фонда - это «совокупность документов», или документация, так как «совокупность, или комплекс, документов по определённому предмету - это документация»^[4]. То есть в понятии документального 'фонда документ рассматривается в комплексе, во взаимосвязи с другим документом и внешней средой. Именно этот процесс взаимосвязи отражён в другом определении, тесно примыкающем к понятию «документальный фонд», определению дела - «совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку»^[5].

Анализируя определение документального фонда, необходимо привести и другое определение, данное в указанном стандарте, а именно понятие фондообразователя - «юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд» . По нашему мнению, эти понятия неразрывно связаны между собой, и можно сказать, продолжая анализ, что документальный фонд - это дела, образующиеся в деятельности фондообразователя.

Таким образом, в определении документального фонда есть и вторая основная составляющая - это процесс образования документации в деятельности фондообразователя, то есть взаимосвязи совокупности документов с деятельностью фондообразователя. Деятельность фондообразователя неразрывно связана с реализацией его функций.

Примыкает к определению документального фонда определение архивного фонда. В настоящее время существует законодательно закреплённое определение архивного фонда в ст.З Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которому «архивный фонд - совокупность архивных документов,

о

исторически или логически связанных между собой» . Определение «архивного фонда» из ГОСТ Р 51141-98 зафиксировано таким образом: ««архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой»^[6]. Отметим, что при переносе определения архивного фонда в Федеральный закон был потерян союз «и/или», что, по нашему мнению, придало определению категоричный оттенок разделения «исторически или логически».

Продолжая анализ дефиниций документального фонда и архивного фонда, выделим основные две составляющие определения архивного фонда, в частности: совокупность архивных документов и их связь (историческую или логическую) между собой. Таким образом, при рассмотрении данных определений, можно отметить, что дефиниция документального фонда базируется на совокупности документов, а архивного фонда на совокупности архивных документов.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определённые отличия в толковании разными дисциплинами, отражающими их предмет и задачи^[7]. В настоящее время существует несколько определений документа, которые закреплены в стандартах.

В ГОСТ Р 51141-98 «Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,

'у

позволяющими её идентифицировать» , в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»^[8], а также достаточно спорное, по мнению многих учёных^[9], законодательно закреплённое определение «документированной информации» в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» - «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»^[10]. С принятием этого Федерального закона из законодательной базы исчезло определение документа и изменено определение документированной информации. Отметим, что законодательно закреплённое определение электронного документа в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» базируется именно на определении документа, так в ст. 3 указанного Федерального закона сказано, что «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»^[11]. Особенностью электронных документов является то, что их информация представлена в электронно­цифровом виде, и как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, все компоненты определения документа в электронном документе должны иметь место.

Исследуя эволюцию определения «документ», М. В. Ларин в монографии «Управление документацией в организации» (2002 г.), делает вывод о том, что основу такого определения составляют «три основные компоненты:                                                                                                                 информация,

материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью её идентификации через реквизиты»^[12]. Исходя из анализа существующих определений документа, можн.о сказать, что все эти компоненты и сейчас присутствуют в приведённых дефинициях, однако с дополнением компоненты - юридической значимости документа, которая может быть выражена в качестве доказательства или подтверждения правовых обязательств или деловой деятельности, что и закреплено в национальном стандарте по управлению документами.

Рассмотрим определения архивного документа. В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» оно звучит следующим образом: «Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства»^[13].

Отметим, что и в ГОСТ Р 51141 — 98 так же существует определение архивного документа - «документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника»^[14].

Таким образом, определение архивного документа практически полностью перечисляет все основные компоненты определения документа, зафиксированного в законодательстве, а именно:        материальный                                                                     носитель информации, собственно

информацию и идентификацию посредством реквизитов. Однако отметим, что на первый план вынесен именно «материальный носитель», а потом уже информация и идентификация 'посредством реквизитов, в отличие от современного определения документа, в котором на первом плане всё-таки «информация», а потом уже указан её носи гель и идентификация (определение) посредством реквизитов. По нашему мнению, в приведённом определении отражён один из этапов развития определения понятия «документ». При неразрывности составляющих материальный носитель и закреплённой на нём информации, более ранние определения документа акцентируют внимание именно на материальном объекте, носителе информации. Данная эволюция

•з

определения документа была детально исследована М. В. Лариным.

К тому же в приведённом определении архивного документа, компоненты определения документа дополнены компонентой хранения такого документа в силу значимости его носителя и информации, то есть определение архивного документа базируется на определении документа с дополнительной составляющей хранения, то есть архивный документ - это документ, но обладающий дополнительными существенными признаками, а именно «...и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства»^[15]. Согласно

 

ГОСТ Р 5114-98, хранение - это «обеспечение рационального размещения и сохранности документов»^[16].

Исходя из данного анализа, можно сделать вывод, что определение архивного документа, в свою очередь, строится на определении документа, а определение архивного фонда базируется на определении совокупности архивных документов. Поэтому можно сказать, что архивный фонд состоит из документов документального фонда, которые необходимо хранить в силу их значимости, то есть архивный фонд формируется из документального фонда и является его хранимой составной частью (СхМ. приложение 1.1.). Однако следует отметить, что все документы, образующиеся в деятельности юридического лица, необходимо хранить в соответствии с правилами работы архивов организаций, перечнями документов со сроками хранения, на это положение указывает и ст.6 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», в которой есть следующий пункт «до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается»^[17]. Таким образом, «вопросы, относящиеся к хранению документов и обеспечению их сохранности, возникают в течение всего их существования, а не только после того, как документы становятся «неактивными»^[18].

В терминологической базе кроме определения архивного фонда существует определение Архивного фонда Российской Федерации, которое достаточно конкретно и чётко определяет критерии включения документов в Архивный фонд Российской Федерации. Приведём данное определение из Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»: «Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих

• 28

постоянному хранению»^[19]. Таким образом, в данном определении отражена не только обязательность хранения в силу большой значимости, но и конкретный критерий - постоянный срок хранения документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. Дополняется приведённое определение определением документа

Архивного фонда Российской Федерации, которым, согласно Федеральному закону об архивном деле, является «архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учёт и подлежащий постоянному хранению»^[20].

Для того чтобы уточнить дефиниции документального и архивного фондов, необходимо    обратиться и к такому нормативному документу, разработанному

Федеральной архивной службой России, который устанавливает нормы и технологию работы архивов организаций, как «Основные правила работы архивов организаций».

Поэтому подробнее остановимся на анализе определений «документальный фонд» и «архивный фонд», указанных в данном нормативном акте, так как именно в этих правилах сделана единственная в нормативной базе документационного обеспечения управления попытка определить два исследуемых нами термина системно, в одной взаимосвязи, даже в одном разделе 5.1. «Документальный и архивный фонд организации» основных правил^[21].

 

---

^[1] Янковая. В. Ф. Терминология документационного обеспечения управления [Текст] /

В.  Ф. Янковая // Управление персоналом. - 1999. - № 11 (41). - С. 74.

^[2] Сокова, А. Н. Делопроизводство и его роль в управлении [Текст] / А. Н. Сокова // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией : Докл. и сообщ. Па XI Международной научно-практической конференции 23 — 24 ноября 2004 г., Москва / Росахив, ВНИИДАД. - М., 2005. - С. 72.

^[3] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 12 с.

^[4] Словарь современной архивной терминологии социалистических стран [Текст]. - М., 1982.-Ст. 95.

^[5] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998.-С. 13.

^[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 12 с.

^[7] Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) [Текст] / Федер. арх. агентство ; ВНИИДАД ; сост. : М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. - М. , 2006. - С. 22.; Сокова, А. Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки [Текст] / А. Н. Сокова.- М. :Науч.кн., 1985. - С. 77 - 78; Елпатьевский, А. В. Некоторые подходы к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем [Текст] / А. В. Елпатьевский // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». - М., 1972 и др.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [Текст] . - М. : Стандартинформ, 2007.

^[9] Ларин, М. В. О научной деятельности ВНИИДАД в сфере документационного обеспечения управления [Текст] / М. В. Ларин] // Документация в информационном обществе : современные технологии документооборота : докл. и сообщ. на XIII Межд. научн.-практ. конф. 22-23 ноября 2006 г., Москва / Росархив ; ВНИИДАД. — М., 2007. — С. 20 - 25 ; Бачило, И. Л. О Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [Текст] / И. Л. Бачило // Документация в информационном обществе : современные технологии документооборота : докл. и сообщ. на XIII-Межд. научн.-практ. конф. 22-23 ноября 2006 г., Москва / Росархив ; ВНИИДАД. - М., 2007. - С. 26 - 33 и др.

^[10] Об информаций, информационных технологиях и защите информации [Текст] : [федер. закон от 27.07.2006 № 149 - ФЗ] // СЗ РФ. -2006. - № 31 ( 1 Ч.). - Ст. 3448.

^[11] Об электронной цифровой подписи [Текст] : федер. закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ // Собр. законодательства РФ. — 2002. - № 2. - 14 янв.

^[12] Ларин, М.В. Управление документацией в организациях [Текст] / М. В. Ларин.- М. :Науч.кн., 2002. - С. 77 - 78.

^[13] Об архивном деле в Российской Федерации [Текст] : федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ [принят Гос. Думой 01.10.2004] //Российская газета. - 2004. - № 237.-27 окт.

^[14] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998. — 12 с.

^[15] Об архивном деле в Российской Федерации [Текст] : федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ [принят Гос. Думой 01.10.2004] // Российская газета. - 2004. - № 237. - 27 окт.

' ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998.- 12 с.

^[17] Об архивном деле в Российской Федерации [Текст] : федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ [принят Гос. Думой 01.10.2004] // Российская газета. - 2004. - № 237. - 27 окт.

^[18] Ларин, М. В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 154589-2001 : метод, пособие [Текст] /М. В. Ларин, О. И. Рысков; ВНИИДАД. - М.,

2005.                   -С. 69.

^[19] Об архивном деле в Российской Федерации [Текст] : федер. закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ [принят Гос. Думой 01.10.2004] // Российская газета. - 2004. - № 237. - 27 окт.

^[20] Там же.

^[21] Основные правила работы архивов организаций [Текст] / ВНИИДАД. - М., 2003. - С. 40-41.

 

 

Вся работа доступна по ссылке https://mydisser.com/ru/catalog/view/236721.html