Функции управления и функции управленческой документации

Проанализированные в первой главе данного диссертационного исследования элементы понятийной системы документального фонда связаны между собой функционально. Такая система характеризуется наличием внешних и внутренних связей в процессе передачи информации, которые приводят к делению системы на подсисіемьі, а также обусловливают вхождении системы в качестве элемента в более крупную систему. Документальный фонд аппарата управления исполнительных органов государственной власти можно определить как систему управленческой документации - «комплекс связанных иерархическим и функциональным единством документов, создаваемых в целях реализации функций управления государственными орган ами»^-5.

Исходя из данного определения, системный анализ документального фонда невозможен без функционального анализа.

Теория функций управленческой документации на сегодняшний день в документоведении достаточно развита благодаря работам таких учёных, как: Сокова А. Н.. Ларин М. В., Йлюшенко М. П., Кузнецова Т. В., Лившиц Я. 3., Мингалёв В. С., Отле П, Мшяев К. Г., Банасюкевич В. Д.^[1] и др.

Например, П. Отле в работе «Руководство к администрированию» так сформулировал функции административной документации «1) излагать правила, организацию и деятельность административных единиц, надёжно передавать распоряжения и инструкции, как агентам администрации, так и управляемым; 2) сохранять память о фактах; 3) сохранять доказательства их и 4) распространять полезную информацию»^[2].

К. Г. Митяев выделил такие функции:

1.  материальный результат документирования;
2.  средство и способ сохранения памяти о фактах, явлениях, событиях;
3.  средство и способ свидетельства, подтверждения, отождествления, установления (идентификации запечатленного в документе;
4.  средство и способ юридического доказательства;
5.  средство передачи информации во времени и на расстоянии;
6.  способ и средство управленческой деятельности, её документационного обслуживания;
7.  источник исторических сведений^[3].

Отметим, что среди указанных функций К. Г. Митяев обозначил функцию «документационного обслуживания управленческой деятельности». На фоне полифункциональности управленческого документа некоторые учёные, указывая на особую роль управленческого документа в процессе управления, то есть связь с реализацией процессов управления, выделяли функцию - документационного обеспечения управленческих функций. В частности, В. Д. Банасюкевич обозначил управленческий документ как инструмент, средство или способ осуществления процесса управления^[4]. Вслед за ним М. В. Ларин отметил указанную функцию как главную функцию управленческого докуменіа^[5]. Таким образом, управленческая документация тесно связана с конкретной управленческой функцией, для выполнения которой она создаётся, что позволяет методом системного анализа определить состав управленческих документов и связать его с определённой управленческой функцией. Данный подход поможет рассмотреть систему управленческой документации в динамике, в процессе принятия и исполнения управленческого решения^[6]. К тому же при таком «деятельностном подходе», по мнению В. Ф. Янковой^[7], в состав управленческой документации попадает вся документация, создаваемая в деятельности организаций, то есіь весь документальный фонд органа власти.

Под функциями управления понимаются особые виды специализированной управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда. Функции управления отражают взаимодействие объекта и субъекта управления (преимущественно воздействия субъекта на объект управления). Для эффективного, целостного управления функции управления должны составлять единый комплекс, характеризующий весь спектр такого взаимодействия субъекта и объекта управления. Существует много классификации функций управления, коюрые детально

исследованы многими специалистами^[8]. Однако среди них можно выделить общие функции управления: планирование, прогнозирование, координация, учёт, контроль, организация, ананиз, - а также специализированные:                                                                             кадровое обеспечение,

л

материально-техническое снабжение и др. Реализация всех данных функций управления невозможна без документирования. Причём именно функция управления может быть наиболее перспективным системообразующим признаком для классификации управленческих документов^[9]. На основе функций управления А. Н. Сокова выделила группы документов как типичные функциональные межотраслевые системы: плановые управленческие документы, организационные управленческие документы, финансовые управленческие документы, учётные управленческие документы, кадровые управленческие документы, снабженческие управленческие документы, - а также группы документов, отражающие специфику отраслей: управленческие документы по здравоохранению, управленческие документы по учебному процессу, торговые управленческие документы и др^[10].

В.    Ф. Янковая в 80-х годах прошлого столетия так же предложила классифицировать управленческую документацию по данному критерию^[11]. В частности, выделив такие позиции в классификации управленческой документации, как: системы документации, реализующие основные управленческие функции:        система

организационно-правовой документации, система плановой документации, система распорядительной документации, система отчётной документации; системы документации обеспечивающего типа: система кадровой документации, система финансовой документации и др.; системы документации по основной деятельности: системы производственной документации, состав которых определяется характером деятельности организации (это может быть система торговой документации, система медицинской документации, система документации по образованию и др., выделение систем осуществляется в зависимости от основной деятельности организации)¹.