---

Номенклатура дел — классификационная схема документального фонда

Одно из основных требований к номенклатуре дел - это охват всего объёма документов, образующихся в процессе деятельности организации или органа власти. При составлении номенклатуры дел учитываются все документопотоки: входящий, внутренний и исходящий, - а также все учётные комплексы документации: картотеки, регистрационные журналы, описи и др. Причём в номенклатуру дел должны быть внесены и документы временно действующих органов, комиссий, групп, созданных для решения какой-либо одной задачи, а также документы общественных объединений и профсоюзных органов, которые действуют в организации или органе власти. Отметим, что в индивидуальную номенклатуру дел включаются также и переходящие дела, то есть дела по вопросам, которые решаются более одного года, на который составлена индивидуальная номенклатура дел, причём такие дела вносятся в индивидуальные номенклатуры на протяжении всего срока решения вопроса.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что номенклатура дел должна охватить весь объём документального фонда организации или органа власти, все документы, которые образовываются в процессе реализации функций этой структуры.

Процесс разработки классификационной схемы документального фонда идёт с учётом признаков заведения дел, то есть документы группируются в первичные комплексы по определённым, наиболее существенным для документов признакам, входящим в формуляр документов.

К. Г. Митяев как наиболее существенные признаки заведения дел выделяет следующие признаки: «название разновидности документа, его содержание, дата, автор, а для переписки - корреспондент, признак территории, к которой относятся корреспонденты или события, зафиксированные в документе»^[1].

Схема группировки документов в дела может быть построена на основании отдельного признака из нижеприведённых признаков или с учётом комбинаций таких шести признаков формирования дел, как номинальный, предметно-вопросный, корреспондентский, географический, хронологический, авторский.

Номинальный признак используется для организации документов по видам: приказов, распоряжений, постановлений, договоров и др.

Предметно-вопросный признак характеризует наиболее существенные стороны содержания документов.

Корреспондентский признак выражается названием адресата и используется чаще всего при составлении заголовков к делам по переписке.

Географический признак предполагает соединение документов в группы корреспондентов и используется чаще всего при переписке. Хронологический признак используется при группировании документов за определённый период.

Авторский признак применяется при группировании документов одного автора.

Комбинация таких признаков является основой для определения заголовка дела, который отражает основное содержание и состав документов, входящих в дело.

После формулирования заголовка дела проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел, который разрабатывается с учётом структуры организации или органа власти и выполняемых функций. Для этого при составлении номенклатуры дел обязательно руководствуются всей организационно-правовой документацией организации или органа власти, а именно уставом или положением об организации или органе власти, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием и другими документами.

Таким образом, можно констатировать, что номенклатура дел отражает не только состав и содержание документального фонда, что закреплено в тщательно сформулированных заголовках дел, но и структуру и функции организации или органа

власти. Так, сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, и в этом случае основными разделами сводной номенклатуры дел являются названия таких структурных подразделений в соответствии с утверждённой структурой и штатным расписанием. В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры дел являются или функции, или основные направления деятельности, например: руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение деятельности. При этом порядок расположения заголовков дел в любой номенклатуре должен быть стабильным и одинаковым для всех, в частности:                            «вначале располагаются заголовки дел, содержащих

организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и учётные документы. Заголовки дел, заведённые по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов»^[2].

Внутри каждой группы дел проводится систематизация по степени значимости, например, вначале годовые планы, потом квартальные и после них - месячные. Дела с перепиской располагают таким образом: вначале переписка с вышестоящими органами, затехМ с другими организациями, после них - с подведомственными структурами.

Отметим, что индивидуальная номенклатура дел составляется к началу делопроизводственного года в организации или органе власти, поэтому мы рассматриваем номенклатуру дел, именно как классификационные схемы, «своеобразные планы группировки дел в первичные комплексы...»^[3]. При этом отличие номенклатуры дел от других классификаторов по делопроизводству в том, что основаниями для классификации служат признаки заведения дел.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что номенклатура дел является классификационной схемой распределения документального фонда по делам.

3.1.1.       Номенклатура дел - основа формирования дел.

Анализируя определение формирования дел как «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов

 

.                                           78

внутри дела»^[4], можно сделать вывод о том, что процедура формирования дел состоит их двух этапов: 1) группирования документов в дело и 2) систематизации документов внутри дела. Первый этап - группирование документов в дело непосредственным образом связан с номенклатурой дел, то есть распределение документов по делам идёт на основе квалификационной схемы, которая закреплена именно в номенклатуре дел. Таким образом, реализация функции номенклатуры дел как основы формирования дел органично вытекает из функции номенклатуры дел выработать квалификационную схему документального фонда организации или органа власти.

 

---

^[1] Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР [Текст] : учеб. пособие / К. Г. Митяев ; под ред. А.В. Чернова. - М. : МГИАИ, 1959. - С.230.

^[2] Основные правила работы архивов организаций [Текст] / ВНИИДАД. - М., 2003. - С. 16.

^[3] Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР [Текст] : учеб. пособие / К. Г. Митяев ; под ред. А.В. Чернова. - М. : МГИАИ, 1959. - С.235.

^[4] ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - С. 3.

 

 

Вся работа доступна по ссылке https://mydisser.com/ru/catalog/view/236721.html