Номенклатура дел - основа построения информационно-поисковой системы

Функция номенклатуры дел как основы для построения информационно­поисковой системы по документам была отражена в Государственной системе документационного обеспечения управления, в п. 3.2.5 которой было зафиксировано, что номенклатура дел «используется при построении информационно-поисковой

'У

системы» . Согласно п. 3.2. этой системы документационного обеспечения управления, информационно-поисковая система включает регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки), оперативное хранение документов. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов необходима централизованная разработка классификаторов, среди которых прежде всего следует указать номенклатуру дел .

Отметим, что все составляющие информационно-поисковой системы связаны с номенклатурой дел, в частности, при регистрации проставляется индекс документа, который состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов и может (в целях эффективного поиска) дополняться индексом дела по номенклатуре дел^[1]. При оперативном хранении документов в целях повышения оперативности поиска дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. А на корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. При формировании справочной картотеки на исполненные документы также может быть использована классификационная схема номенклатуры дел. Отметим, что в автоматизированных системах по делопроизводству всё большее распространение получает номенклатура дел, например, в разработку компании «Электронные офисные системы» - систему «Дело» - включена в состав справочников автоматизированная номенклатура дел, которая используется при автоматическом проставлении индекса документа, а также формировании дел и автоматическом составлении описей дел^[2]. Всё это позволяет эффективно работать с документами при автоматизации делопроизводства.

положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Текст] / ВНИИДАД. - М., 1991. - С.38.

^[2] Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Версия 8.8.: Руководство пользователя [Текст] / ЭОС. - М.. 2007.

Вся работа доступна по ссылке https://mydisser.com/ru/catalog/view/236721.html