В целях достоверности отражения операций по реализации товаров и формированию финансовых результатов для предприятий торговли особенно важна организация четкого учета движения товаров, которая в свою очередь непосредственно связана с правильным оформлением необходимых приходных и расходных документов.
Обязательное применение первичных документов для организаций тор-говли обусловлено Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвер-жденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5.
В соответствии с требованиями п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны в обязательном порядке оформляться оправдательными документами. Причем такие документы должны быть типовой (унифицированной) формы.
Аналогичное требование присутствует и в налоговом учете. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы организации должны быть документально подтвержде-ны и обоснованы.
Типовые (унифицированные) формы таких первичных документов уста-новлены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по уче-ту торговых операций".
Рассмотрим, каким образом производится оформление первичных доку-ментов по учету реализации товаров в организациях розничной торговли.
Вначале отметим, на основании каких документов производится оприхо-дование товаров в любых торговых организациях (и розничных, и оптовых).
Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и ком-плектности применяется "Акт о приемке товаров" (форма N ТОРГ-1), который составляется приемной комиссией предприятия-получателя, назначенной прика-зом или распоряжением руководителя этого предприятия.
При этом приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении недостачи товара (или других отклонений от условий договора-поставки) покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составле-ния двустороннего акта.
При установлении расхождений при приемке товарно-материальных цен-ностей по количеству и качеству оформляются "Акт об установленном расхож-дении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей" (форма N ТОРГ-2) для отечественных товаров и "Акт об установленном рас-хождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров" (форма N ТОРГ-3) для импортированных товаров.
Однако такого рода расхождения, возникающие при приемке товаров от транспортных компаний или организаций связи, оформляются актом в соответ-ствии с правилами, действующими на данном виде транспорта и в организациях связи. Например, по факту обнаруженной недостачи представителями железной дороги и потерпевшей стороны составляется коммерческий акт в соответствии с требованиями Транспортного устава железных дорог Российской Федерации.
Вышеуказанные акты (формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3) составляются в соответ-ствии с фактическим наличием товара, а также на основании данных, содержа-щихся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, комисси-ей предприятия-получателя с привлечением (по мере необходимости) эксперта и представителя организации-поставщика (грузоотправителя, изготовителя).
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бух-галтерию, другой остается у материально-ответственного лица.
Если в результате хранения на складе предприятия по тем или иным при-чинам товар портится, теряет качество и свои полезные свойства и не подлежит дальнейшей реализации, составляется "Акт о списании товаров" (форма N ТОРГ-16).
Что касается продажи товаров в системе розничной торговли, то следует отметить, что отдельного документа о продаже товаров покупателям - физиче-ским лицам за наличный расчет не существует. Поэтому на настоящий момент основным первичным документом для этих целей продолжает оставаться "То-варный отчет" (форма N ТОРГ-29).
Рассмотрим подробнее порядок его оформления.
В принципе основные требования по заполнению данного документа иден-тичны для организаций и розничной, и оптовой торговли. В то же время различ-ные виды торговой деятельности (опт и розница) имеют свои особенности, вли-яющие как на порядок отражения операций по движению товаров в бухгалтер-ском учете, так и на формирование данных товарных отчетов.
Порядок заполнения товарных отчетов определен Указаниями по приме-нению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утвержденными Постановлением Госкомстата России N 132.
В адресной части торгового отчета указываются: наименование предприя-тия, структурное подразделение, по которому оформляется данный отчет (мага-зин, палатка, секция и т.п.), статистические коды (ОКУД, ОКПО, ОКДП, вида операций), фамилия и должность материально-ответственного лица, номер от-чета, дата составления и период, за который составлен товарный отчет.
Руководителям торговых организаций предоставлено право самим вво-дить на подчиненных им структурах (торговых точках) периодичность пред-ставления товарной отчетности сроком от одного до десяти дней.
Основанием для заполнения товарного отчета являются приходные и рас-ходные документы (товарные накладные, товарно-транспортные накладные, ак-ты закупки у частных лиц и т.п.). Все документы в отчете следует располагать по отдельности, в хронологическом порядке, с обязательным указанием их дат и номеров.
Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера. Причем товарные отчеты материально-ответственных лиц, приступивших к работе в течение года, нумеруются с начала их работы на данном предприятии.
В первую очередь в товарных отчетах указывается остаток товаров и тары на начало периода, за который составляется отчет, совпадающий с остатком то-вара на конец отчетного периода предыдущего товарного отчета
Если товарный отчет составлен после проведения инвентаризации, остатки берут из инвентаризационной описи.
В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выраже-нии поступление товаров и тары на основании первичных сопроводительных документов, затем подсчитываются итог прихода и итог прихода с учетом остатка товаров и тары на начало отчетного периода
В расходной части указывается общая сумма расхода товаров и тары за отчетный период. При этом отдельной строкой отражаются реализация товаров в розницу, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров, возврат, продажа или списание тары и т.п. После этого подсчитываются итог по расходу и величина остатка товаров и тары на конец отчетного периода.
Все первичные документы, на основании которых составлен товарный от-чет, в обязательном порядке подкладываются к данному отчету. Количество представленных документов должно совпадать с указанным в отчете.
Товарный отчет составляется материально-ответственным лицом в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с сопроводительными документами пе-редается в бухгалтерию организации под расписку бухгалтера на втором экзем-пляре отчета, который остается у материально-ответственного лица.
В тексте и цифровых данных товарных отчетов не допускаются их под-чистка и недоговоренные исправления. Допущенные ошибки исправляются в установленном порядке согласно требованиям Закона о бухгалтерском учете 24 и Положения по ведению бухгалтерского учета.
