---

Документирование конфиденциальной информации

 

для передачи во времени и пространстве в целях хранения, общественного использования и использования в качестве доказател ьства .

Как легальное, так и научное определение данного понятия позволяет выявить три основных признака документа:                                                                           наличие

материального носителя, идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений и возможность изменения форм закрепления информации .

По мнению С. И. Семилетова^[1], материальный носитель информации должен отвечать определенным требованиям: организационно - структурная форма материального носителя информации должна быть цельной, стабильной, законченной. Материальному носителю должна быть свойственна высокая естественная защищенность от подделок и подлога, конечная потребительная коммуникативность и эргономичность в документообороте. Последние два признака подразумевают восприимчивость документа, в том числе реквизитов, для потребителей информации, наглядность, удобство применения, хранения, возможность обеспечения оперативного информационного обмена, относительно невысокую стоимость носителя и процесса изготовления документа. В сфере исполнительной власти наиболее распространенными являются бумажные и электронные носители информации, хотя это не исключает использования аудовизуальных и иных форм материальных носителей. Основной функцией документа, по мнению ученого, является фиксирование сведений, событий, фактов, прав, обязательств и сопутствующих реквизитов с целью их сохранения для последующего использования при принятии и реализации управленческих решений и контроле за их исполнением.

Отличие ' собственно документа от любого текста заключается именно- в его включенности в правовую систему, наличии у документа качества юридической значимости.

К производным функциям документа ученый относит неограниченную                  возможность сохранения информации,

информационный обмен, использование в качестве средства доказывания в любых процессуальных действиях, средства удостоверения физических и юридических лиц, подтверждения статуса должностного лица, и т.д.

Идентифицируемость документа достигается за счет его реквизитов, указанных на материальном носителе, и является основой для полноценного документооборота в сфере деятельности исполнительной власти.

В процессе документооборота зачастую происходит смена формы материального носителя, чаще всего с бумажного на электронный, и наоборот. Однако это не меняет юридической значимости документа при условии соблюдения требований подтверждения подлинности документа на новом его носителе:

Следует отметить, что легальное определение конфиденциальной информации связывает ее именно с наличием материальных носителей, которые и подлежат защите^[2]. В процессе передачи электронный документ не привязан к материальному носителю и существует в виде динамически изменяющихся физических полей различного рода сигналов. Следуя такой логике законодателя, в процессе передачи электронный документ не может быть объектом защиты. Поэтому возникает проблема юридической ответственности за несанкционированный доступ К’ конфиденциальной информации в

момент передачи электронного документа . Очевидна необходимость включения физических полей в перечень носителей информации по аналогии с Законом «О государственной тайне». В решении данной проблемы можно учесть опыт                                                  развития регионального

информационного законодательства.⁶⁸ Поэтому в дефинитивной части Закона об информации логично было бы закрепить следующее определение конфиденциальной информации - это сведения, доступ к которым ограничивается действующим законодательством, независимо ■ от формы их закрепления.

Рациональность файловой организации документа в сфере конфиденциальной информации проявляется в возможности реализовать в данной форме все функции бумажного носителя документа, но на более высоком техническом и технологическом уровне, обеспечить защиту информации в процессе расширяющегося информационного обмена как в системе самой исполнительной власти, так и между иными видами власти, повысить эффективность поисковых операций в защищаемых информационных системах.

Дефинитивная часть Закона об информации определяет документирование как процесс фиксации на материальных носителях информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Исходя из контекста ст. 5 этого Закона можно сформулировать следующие основные особенности документирования информации: обязательность этой процедуры для включения информации в состав государственных информационных ресурсов; многообразие видов материальных носителей информации (аудио, видео, - носители, бумажные носители, магнитные диски, флэшкарта, и т.д); процедурная регламентация документирования информации, осуществляемая

⁶‘ См.: С. А. Волобуев. О защите недокументированной конфиденциальной информации // Вопросы зашиты информации. 2003. № 2. С. 40 - 41.

В дефинитивной части Закона г. Москвы от 24 октября 2001 «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы» информационные ресурсы определяются как информация независимо от

уполномоченными органами; наличие идентифицирующих реквизитов; наличие подписи должностного лица на юридически значимом документе.

Данные особенности полностью распространяются и на документирование конфиденциальной информации.

В настоящее время органы исполнительной власти в процессе документирования руководствуются Постановлением Г осстандарта РФ^[3], которым утвержден ГОСТ 6.30.- . 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», и Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК01193)^/0, определяющим формы документов, разрешенных к применению. Основной задачей, которые решает данный классификатор, является обеспечение непосредственного процесса документирования информации в унифицированных формах (регистрация форм документов, обеспечение учета и систематизации унифицированных форм, контроль за качеством форм документов). Проблема оптимизации документирования конфиденциальной информации может быть решена за счет сокращения количества форм документов, содержащих конфиденциальную информацию, и исключения дублируемых форм. Решение данной задачи невозможно без внедрения полноценного электронного документооборота в процессе внутриведомственного и межведомственного информационного обмена конфиденциальной информацией. В связи с интенсивным процессом становления электронного государственного управления в рамках Федеральной целевой программы «Электронная Россия», региональных программ «Электронная Москва»^[4], «Электронный Санкт - Петербург»^[5] наиболее востребованной и рациональной формой материального носителя является файловая организация электронных документов. Современные информационные технологии создают исключительно мобильную информационную среду и возможность мгновенно получать и распространять электронные документы на любое расстояние, освобождая от необходимости создавать излишние формы документации.

Порядок документирования информации и основные требования к документационному обеспечению деятельности исполнительной власти

4

определяются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива 27 ноября 2000 г. № 68 (далее - Типовая инструкция по дел опроизводству).

Индивидуальные инструкции по делопроизводству в конкретном федеральном органе исполнительной власти разрабатываются и утверждаются только после согласования: ранее - с Росархивом, в настоящее время - с Федеральным архивным агентством^[6]. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида материального носителя и категории доступа к информации, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые и с помощью компьютерных технологий.

Приобретение документом юридической силы происходит после его подписания уполномоченным должностным лицом, с проставлением

грифа утверждения, указанием должности лица и даты подписания. Документ может утверждаться специальным документом (постановлением, решением, приказом, протоколом).

Регистрационные процедуры обеспечивают не только учет и контроль документирования, но и создают условия для достижения информационной совместимости регистрационных данных. Данные условия являются основой документооборота и создания поисковых систем. В состав реквизитов документа согласно п. 7.1.8 Типовой инструкции по делопроизводству включаются наименование организации, вида документа, дата и регистрационный номер, дата и индекс поступления, заголовок к тексту, резолюция, срок исполнения документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Документооборот согласно п. 6.1 Типовой инструкции по делопроизводству представляет собой . движение документов в федеральных органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Исходя из этого определения документирование информации (фиксация на них информации) может осуществляться и в процессе документооборота. Это может быть фиксация входящих реквизитов, отметки об исполнении, данные о направлении документов по подведомственности и т.д. При применении электронного документооборота в отношении каждого документа согласно п. 6.1.1 Типовой, инструкции по делопроизвоству разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта документа или при поступлении документа в федеральные органы исполнительной власти. .

Контролирование процесса документирования информации и документооборота осуществляется посредством системы учета количества документов за определенный период времени по месту регистрации документов.

Поисковая система документов основана на классификационных справочниках. Эффективность этой системы достигается путем возможного использования как одного, так и нескольких классификаторов: это классификаторы вопросов деятельности

федерального органа исполнительной власти, вида документов, корреспондентов, резолюций, исполнителей, результатов исполнения документов, номенклатуры дел.

Помимо обязательных стандартных требований, указанных выше, в отношении документов, содержащих конфиденциальную информацию, Типовой инструкцией по делопроизводству установлены следующие требования.

1.  На документах, содержащих служебную информацию, проставляется пометка «Для служебного пользования».
2.  В процессе документооборота исключается передача посредством факсимильной • связи текстов документов с соответствующей пометкой.
3.  Любые копии документов с такой пометкой подсчитываются и подлежат отдельному учету в соответствии с принятой в федеральном органе исполнительной власти системой учета документов.
4.  Для обеспечения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем в состав основных реквизитов регистрации включается и пометка (гриф) «Для служебного пользования».
5.  Через поисковые системы служебная информация ограниченного распространения может предоставляться только уполномоченным к доступу субъектам в порядке, устанавливаемом федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции.