У нас уже 21989 рефератов, курсовых и дипломных работ
Заказать диплом, курсовую, диссертацию


Быстрый переход к готовым работам

Мнение посетителей:

Понравилось
Не понравилось





Книга жалоб
и предложений

 





Название Анализ и направления совершенствования документооборота на примере предприятия
Количество страниц 53
ВУЗ Московский государственный университет сервиса
Год сдачи 2010
Бесплатно Скачать 2015.doc 
Содержание ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ ИНФОРМБЮРО 12
1.1. Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью Кубанского филиала Информбюро 12
1.2. Законодательная и нормативно-правовая база деятельности секретаря в Кубанском филиале Информбюро 15
ГЛАВА 2. ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ ИНФОРМБЮРО 23
2.1. Порядок работы с входящей и исходящей документацией в Кубанском филиале Информбюро 23
2.2. Организация контроля исполнения и поиска документов в Кубанском филиале Информбюро 30
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ ИНФОРМБЮРО 35
3.1. Методика разработки инструкции по делопроизводству 35
3.2. Оформление Технического задания на внедрение СЭД ЭффектОфис 37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 40
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 43
ПРИЛОЖЕНИЯ


ВВЕДЕНИЕ

Совершенствование управления производственно-хозяй¬ственными системами, повышение уровня организации и эффектив¬ности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях дело¬производство.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
В «Квалификаци¬онном справочнике должностей служащих» (утвержден постановлени¬ем Минтруда России от 21.08.98 № 37 в новой редакции от 07.11.2006 г.) из квалификационной характеристики говорится, что секретарь ру¬ководителя «осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя предприятия» . Однако с учетом стремительного возрастания значимости информации в управ¬ленческом процессе было бы более правильным рассматривать в качестве главной составляющей секретарской работы организационно-инфор¬мационное обеспечение деятельности руководителя предприятия. Секретарь, участвуя в организационном обеспечении дея¬тельности начальника, должен иметь перед собой ясную картину собы¬тий и действий не только текущего рабочего дня, но и на перспективу, охватывающую временной период от нескольких дней до нескольких месяцев. Кроме того, секретарь должен быть готов к эффективным дей¬ствиям как внутри офиса, так и за его пределами, например, во время плановой (или незапланированной) командировки шефа.
Но особенность нашего выбранного предприятия в том, что секретарь, кроме этого, занимается организацией работы с документами на всем предприятии, поэтому нужно уделить этому большое внимание.
Итак, актуальность выбранной темы заключается в необходимости повышения эффективности работы сотрудников с документами, повышения производительности труда и предприятия в целом.
Объектом дипломной работы является Кубанский филиал Информбюро. Предметом – организация работы с документами.
Целью написания дипломной работы является анализ организации работы с документами и совершенствование работы с документами.
Задачами является:
- анализ организационной структуры Кубанского филиала;
- изучение функций, задач, основных видов деятельности филиала;
- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
- изучение и анализ документооборота организации.
При написании дипломной работы использовался различные группы источников.
Во-первых, были проанализированы законодательные акты:
Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об Обществах с ограниченной ответственностью». Настоящий Федеральный закон определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.
Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный Закон №184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании» . Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
- разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации;
- разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг;
- оценке соответствия.
Настоящий Федеральный закон также определяет права и обязанности участников, регулируемых настоящим Федеральным законом отношений.
Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» . Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Федеральный закон от 04.12.2006 №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Также проанализирована общегосударственная нормативная база по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации:
Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08 ноября 2005 г. №536 . Данная инструкция помимо применения органов исполнительной власти служит примером для разработки локальных актов, регламентирующих документационное обеспечение управления организаций любых форм собственности.


ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целью сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы, используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление и т.п.), включая их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях. Разработка проектных решений по системе и её частям обеспечивает разработку общих решений по системе и её частям,

функционально-алгоритмической структуре системы, по функциям персонала и организационной структуре, по структуре технических средств, по алгоритмам решения задач и применяемым языкам, по организации и ведению информационной базы, системе классификации и кодирования информации, по программному обеспечению.
ГОСТ 34.602-89 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» . Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа “Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы”.
ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, а также пояснение терминов, которые применяются в настоящем стандарте.
Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие документы Информбюро:
- Устав Информбюро;
- Регламенты Информбюро;
А также внутренние документы Кубанского филиала Информбюро:
- Положение о филиале;
- должностная инструкция секретаря;
- штатное расписание Кубанского филиала Информбюро;
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения, протоколы);
-информационно-справочные (акты, служебные записки, справки, письма).
Кроме этого, анализировалась научная литература, периодические издания по делопроизводству, журналы, статьи.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В статье М.П. Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)» и в статье М.П. Бобылевой и В.А. Гуськова «Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.
Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях Куциняк Д.С. – «Технологии документооборота переходного периода» , Храмцовской Н.А. - «Электронный документооборот: факты и рекомендации» , Лобановой А.М. – «Настоящее и

будущее электронного документооборота» . Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях Баласанян В.С. «Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией» и Акопянц И.Л. «К выбору систем автоматизации документооброта» . В этих статьях приводятся
сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.
В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи Кузнецова С.Л. «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса» и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства» ; Ефимовой О.А. «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации».
Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы;

описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.
Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи Шеян И.Э. – «Что спасет от информационного хаоса» и Альбрехт Б.В. – «О проблемах хранения электронных документов» . Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве, рекомендации по хранению электронных документов в информационном массиве систем.
Список литературы ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Почти 15 лет назад был образован первый узел в ХМАО по передаче правовой информации - Общество с ограниченной ответственностью «Информационное агентство «Информбюро».
В 2000 году в качестве территориально обособленного структурного подразделения был создан Кубанский филиал «Информбюро».
Возглавляет Кубанский филиал «Информбюро» директор филиала. Директору филиала непосредственно подчиняются заместитель директора, директор департамента сбыта, директор департамента информационного сопровождения, заместитель директора по финансам, юрисконсульт, заведующий административно-хозяйственной частью, секретарь.
В структуру филиала входит:
- департамент сбыта, который состоит из двух отделов продаж и отдела корпоративных клиентов;
- департамент информационного сопровождения, который состоит из двух отделов сопровождения и отдела обучения;
- отдел информационных технологий;
- административно-хозяйственный отдел;
- бухгалтерия;
- информационная служба.
В своей деятельности Кубанский филиал «Информбюро» занимается распространением и сопровождением СПС «КонсультантПлюс» и обучением клиентов работе с этой системой.
Организация работы с документами осуществляется секретарем, но в связи с расширением структуры филиала, ему не со всеми возложенными обязанностями удается справляться по ряду причин:
- документооборот филиала возрос в несколько раз;
- много времени тратится на обработку документов;
- контроль и поиск документов в журнальной форме регистрации затруднен.
Поэтому для разрешения этих трудностей, были необходимы следующие меры:
1. Создание инструкции по делопроизводству. Она разработана на основе ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря и включает в себя основные правила организации работы с документами, этапы их работы и содержит основные бланки документов.
2. Внедрение системы электронного документооборота, а именно СЭД «ЭффектОфис» по следующим причинам:
Во-первых, в головном предприятии установлена данная системы и зарекомендовала себя как надежная и легко используемая программа, ее наличие говорит о благополучии организации и его руководства. Переход Информбюро на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости организации и эффективности управленческих решений.
Кроме этого, между филиалом и головной организацией является практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает филиал, какова история и текущее состояние того или иного вопроса.
В-третьих, внедрение «ЭффектОфис» позволит организовать и упростить работу с документами. Требования к программе и ее внедрению оформлены в Техническом задании. А также если компьютерная сеть будет охватывать все рабочие места делопроизводственного персонала филиала и головного предприятия, то появится возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
К тому же при внедрении системы «ЭффектОфис» электронные документы смогут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела, как филиала, так и головного предприятия. Доступ к ним будет осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.
Внедрение автоматизированной системы «Эффект Офис» в филиале обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.



1. Опубликованные
1. Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об Обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации.- 1998. - №7.
2. Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. – 29 июля.
3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. – 2002. – 12 января.
4. Федеральный Закон №184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании» // Российская газета. – 2002. – 31 декабря.
5. Федеральный закон от 04.12.2006 №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2006. – 08 декабря.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 2003.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005.- №4.
8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. 10. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». – М.: Изд-в стандартов, 1992.
11. ГОСТ 34.602-89 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
12. ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
13. Устав Информбюро от 17 мая 2000 г. – Сургут, 2000.

2. Неопубликованные
1. Положение о Кубанском филиале «Информбюро».
2. Регламент №001 Продажа и информационное сопровождение СПС «КонсультантПлюс».
3. Регламент по делопроизводству №005, Информбюро.
4. Должностные инструкция секретаря Кубанского филиала «Информбюро».
5. Распорядительные документы Кубанского филиала «Информбюро».
6. Информационно-справочные документы Кубанского филиала «Информбюро».

Литература
1. Акопянц И.Л. К выбору систем автоматизации документооборота//Мир связи.Connect. – 2005. - №7. – С. 15-24.
2. Альбрехт Б.В. О проблемах хранения электронных документов.//Делопроизводство и документооборот на предприятии – 2006. - №12. – С. 26-32.
3. Баласанян В.С. Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией// IT-Бизнес. - 2005.- №2. – С. 12-19.
4. Борискин В.В. Нормативное регулирование делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2006. - №8. – С. 24-27.
5. Вялова Л.М. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №8. - С .24.
6. Делопроизводство: Учебник для ВУЗов/ Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 543 с.
7. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 355 с.
8. Демин ЮМ. Секретарское дело. Универсальный справочник. – М.: Бератор, 2003. –118 с.
9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 18-23.
10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 331 с.
11. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 23-27.
12. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. – 2002. - №1. – С.4.
13. Куциняк Д.С. Технологии документооборота переходного периода // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - №3. – С. 17-21.
14. Лобанова А.М. Настоящее и будущее электронного документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - №8. – С. 23-28.
15. Рогожин М.Ю. Приказы и распоряжения предприятия. – М.: РДЛ, 2005. – 114 с.
16. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. – М.: РДЛ, 2003. – 127с.
17. Рогожин М.Ю. Справочник секретаря. – М., 2006. – 319 с.
18. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном
документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2002.- 224 с.
19. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. - М.: МЦФЭР,
2002. - 288 с.
20. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001. – 142 с.
21. Храмцовская Н.А. Электронный документооборот: факты и рекомендации // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2006. - №6. С. 52-57.
22. Храмцовская Н.А. Архивное хранение электронных документов глазами Министерств и Ведомств // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2006. - №8. – С. 19-25.
23. Чуковенков А.Ю. Терминология в области делопроизводства // Секретарь референт. – 2007. - №1. – С. 29-34.
24. Чуковенков А.Ю. Реквизиты письма // Секретарь референт. – 2007. - №2. – С. 25. Шеян И.Э. Что спасет от информационного хаоса// Секратерь референт. – 2007. - №1. – С. 60-63.
26. Янковая В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №8. – С. 12-16.
27. Янковая В.Ф. Организация движения поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №10. – С. 12-20.
28. Янковая В.Ф. Организация движения отправляемых (исходящих) // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №11. – С. 14-20.
29. Янковая В.Ф. Организация движения внутренних документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №12. – С. 18-26. 17-26.
Цена, в рублях:

(при оплате в другой валюте, пересчет по курсу центрального банка на день оплаты)		 2000
Скачать бесплатно 2015.doc 





Найти готовую работу


ЗАКАЗАТЬ

Обратная связь:


Связаться

Доставка любой диссертации из России и Украины

Вход для партнеров

Регистрация

Восстановить доступ

Материал для курсовых и дипломных работ


Ссылки:

Выполнение и продажа диссертаций, бесплатный каталог статей и авторефератов

Счетчики:

Besucherzahler
счетчик посещений

© 2006-2024. Все права защищены.
Выполнение уникальных качественных работ - от эссе и реферата до диссертации. Заказ готовых, сдававшихся ранее работ.