Организационно - методические основы создания и функционирования маркетинговых информационных систем

Работы по созданию и внедрению маркетинговых информационных систем  могут выполняться при определенных условиях.

Ø Организация, которая в своей работе не применяет вычислительной техники, принимает решение о создании маркетинговой информационной автоматизированной системы.

Ø При наличии уже действующих информационных систем разного назначения нужно создать новую маркетинговую информационную систему.

Ø К уже существующей маркетинговой информационной системе необходимо внести изменения в связи с изменениями в законодательстве, учете, рынках сбыта или самом производстве продукта.

Ø Возникает потребность пополнить функции, которые реализует действующая маркетинговая информационная система.

Ø Возникает потребность создать маркетинговую информационную систему на новой технической или программной основе.

Во всех случаях могут выполняться все стадии, которые предусмотренные государственным стандартом по создание информационных систем, но по согласованию с заказчиком некоторые стадии и этапы могут не выполняться.

Изменения в существующую информационную систему могут вноситься во время ее сопровождения. В таком случае в рабочем порядке вносятся изменения в программу и системную документацию, составляется акт о выполненных работах.

Если изменения в действующую информационную систему вносятся без ее сопровождения, то работы по внесению изменений начинаются с создания рабочей документации. По мере внесения изменений в рабочую документацию могут вноситься изменения и в технический проект. Такая работа чаще всего может быть выполнена разработчиками информационной системы. Когда изменения вносят проектировщики, не разрабатывавшие информационной системы, то работы начинаются с обследования или эскизного проекта. Затем корректируется рабочая документация и вносятся изменения в технический проект.

Наравне с информационной системой, в которую  вносятся изменения, могут пополняться и ее функции.. Для организации работ в таком случае нужно заключить договор с организацией, которая будет вносить изменения. В договоре обуславливаются этапы, по которым это должно проводиться, и документация, на основании которой выполненные работы сдаются заказчику.

Во время создания новых информационных систем проектные работы выполняются в зависимости от договора с разработчиком системы. Для этого руководство организации, для которой создается система, должно выдать соответствующий приказ, указав сроки создания информационной системы и обозначив ответственных лиц со стороны организации - заказчика для консультаций с разработчиками, контроля за своевременностью выполнения работ и т.п.. Распределение обязанностей между заказчиком и разработчиком определяется условиями договора.

Может создаваться новая уникальная система или система, которая должна быть органически связанная с другими информационными системами, уже эксплуатирующимися в организации. В таком случае разработка системы начинается «с нуля», работы, которые необходимо выполнить, должны выполняться в полном объеме согласно государственному стандарту. Срок такой работы может быть значительным (до нескольких лет). Выполнение работ соответственно стандартам даст возможность заказчику проконтролировать ход проектной разработки, а проектировщику выполнять работы поэтапно, регулярно получая жалованье.

Информационная система может создаваться на основе готовых типичных программных средств, которые ориентированы на некоторую предметную область. Программные средства могут просто продаваться разработчиком или его представителем. В таком случае работы по внедрению информационной системы выполненяются лишь в одну стадию - введение в эксплуатацию. Эти работы полностью выполняет сам заказчик. Для определения пригодности для использования приобретенных программных средств нужна экспертиза. Экспертизу производит или специалист организаци, которая покупает программ ное обеспечение (тогда экспертиза касается_ полноты выполняемых функций), или посторонние лица - специалист по вычислительной технике или в области  маркетинга, или тот и другой совместно. На основании выводов экспертизы принимается решение о закупке программ, издается приказ об изменении технологии работы на отдельных участках и определение ответственных за внедрение новой технологии.

Если готовые программные средства не только продаются, а и привязываются к особенностям конкретного объекта, то работы начинаются с обследования, после чего вносятся изменения в рабочую документацию и система вводится в эксплуатацию. По согласованию с заказчиком ему передается лишь рабочая документация или ее часть. Для выполнения таких работ заключается договор между за заказчиком и разработчиком и издается приказ о создании маркетинговой  информационной системы.

Иногда работы по созданию маркетинговой информационной системы или внесению изменений в нее выполняются силами специалистов организации, где функционирует или будет функционировать эта система. Чаще всего это происходит на больших промышленных предприятиях или в организациях, где существуют специализированные подразделения, которые связаны с использованием вычислительной техники (вычислительные центры). В пределах таких подразделов имеются отделы сопровождения информационных систем или их разработки. Работники таких отделов выполняют работы согласно планам или задачам, которые согласовываются с руководством подраздела или отдела. Работы по созданию маркетинговоых информационных систем или внесению изменений в них в таком случае могут без дополнительного приказа включаться в планы работ аналогичных отделов. Приказы о внедрении маркетинговой информационной системы выдаются лишь после выполнения проектных работ в полном объеме.

Действия по переводу  маркетинга на новую техническую или программную основу зависят от того, как такой переход состоится - путем индивидуальной разработки или путем закупки готовых программ и технических средств.