Стадии и этапы разработки маркетинговой информационной системы

Стадии и этапы разработки маркетинговых информационных систем определяет соответствующий государственный стандарт, где приводится полный перечень стадий и этапов создания информационных систем, причем в конкретных условиях эти стадии и этапы могут объединяться один с другим или не выполняться. Это зависит от особенностей создающихся информационных систем, и от договоренности между разработчиком системы и ее заказчиком. Государственный стандарт различает восемь стадий (этапов) создания информационных систем:

Этап 1.  Формирование требований к маркетинговой информационной (автоматизированной) системы (МИС). На первом этапе производится обследование объекта и обосновывается необходимость создания МИС, формулируются требования пользователя к МИС, оформляются отчет о выполненной работе.

Во время обследования объекта выясняется документооборот (в том числе количество документов или документострок для каждого документа за определенный период времени), формы начальных и исходящих документов, методики расчета отдельных маркетинговых показателей. Обследование должны выявить проблемы, решение которых возможно средствами вычислительной техники, и предоставить оценку целесообразности создания МИС.

Обследование проводится путем собеседований и консультаций с работниками отдела маркетинга, для которого будет создаваться информационная система. В отдельных случаях может производиться самохронометраж работы.

На первом этапе вместе с заказчиком вырабатываются требования к МИС. Среди требований могут быть суммы максимальных расходов на разработку, сроки выполнения разработки, условия функционирования системы, перечень функций, которые система должна обеспечить, и др.

Отчет об обследовании составляется в произвольной форме. На его основании в дальнейшем будет разрабатываться технический проект, поэтому желательно в приложениях к отчету привести формы используемых документов. В нем же необходимо изложить согласованные с заказчиком методики расчета маркетинговых показателей.

Требования к системе могут быть оформлены как отдельный документ. Для такого документа нет стандартного названия, но большей частью он называется заявкой на разработку или тактико-техническое задание.

Этап 2. Разработка концепции МИС. Во время разработки концепции МИС производятся научно-исследовательские работы по поиску путей и оценки возможностей реализации требований пользователя. На этом этапе можно определить методы, которые будут заложены в основу расчетов, или принципиальные подходы к решению конкретных маркетинговых задач.

Этот этап заканчивается составлением и утверждением отчета о научно-исследовательской работе. Он может содержать оценку необходимых для реализации ресурсов разработки то самой МИС, давать сравнительную характеристику тех или других вариантов разработки информационной системы, определять порядок оценки качества системы.

Этап 3. Техническое задание. На третьем этапе формируется техническое задание (ТЗ) на создание МИС. ТЗ является основным документом, который определяет требования и порядок создания (развития или модернизации) автоматизированной системы. На основании технического задания производится разработка маркетинговой информационной системы, ее прием во время ввода в действие. ТЗ разрабатывают на систему в целом. Дополнительно могут быть разработанные ТЗ на отдельные части МИС.

Этап 4.  Эскизный проект. На этапе разработки эскизного проекта вырабатываются предыдущие проектные решения относительно всей системы или ее частей. Может быть определен перечень задач, которые будут решаться в системе, концепция информационной базы, которая создается (инфологическая модель), функции и параметры основных программных средств. Для каждой задачи в эскизном проекте могут быть приведенные согласованные с заказчиком формы первичных и исходящих документов, структуры информационных массивов или их перечень, основные алгоритмы обработки маркетинговой информации.

Этап 5. Технический проект. Этап разработки технического проекта предусматривает разработку проектных решений относительно маркетинговой системы и ее частей, разработку документации на МИС, разработку документации на снабжение изделий для комплектации МИС или технических требований для их разработки, разработку задач на проектирование в сопредельных частях проекта.

Проектные решения по системе и ее частями определяют ее организационную структуру, функции персонала МИС, структуру технических средств, языка программирования, или СУБД, которые будут использоваться, приводят общие характеристики программного обеспечения, систем классификации и кодирования (особенно определяются общегосударственные или отраслевые классификаторы, которые необходимо использовать), определяют варианты ведения информационной базы.

Этап 6. Рабочая документация.  На этапе разработки документации на МИС создаются проектные документы, которые определяются государственными стандартами. Обязательно прорабатывается постановка задачи, алгоритм ее решения, описывается информационное обеспечение (организация информационной базы, системы классификации и кодирования, информационные массивы), организационное, техническое и программное обеспечения. Все эти проектные документы могут оформляться как отдельные документы, а могут входить в технический проект как отдельные разделы.

Документация на закупку комплектующих МИС составляется тогда, когда в учреждении не использовались средства вычислительной техники, или существующих средств недостаточно для обработки информации. В такой документации, которая составляется в произвольной форме, обосновывается закупка тех или других средств и приводятся их возможные закупочные цены.

Техническое задание на разработку технических средств необходимо лишь тогда, когда для обработки информации требуется нестандартное оборудование, которое не выпускается промышленностью.

Разработка задач на проектирование в сопредельных частях проекта выполняется тогда, когда для внедрения информационной системы необходимо выполнить ряд подготовительных работ, связанных из строительными, электротехническими и другими роботами. Эти задачи могут быть произвольной формы или оформляться согласно требованиям к разработке документации в той или другой области деятельности. Во время создания рабочего проекта формируются документы, которые определяет стандарт для этого этапа проектирования, и разрабатываются или адаптируются программы обработки информации. Среди документов рабочего проекта могут быть: общее описание системы, описание технологического процесса обработки маркетинговой информации, инструкции по выполнению отдельных операций технологического процесса, руководство пользователя, описание программ и т.п..

Важнейшей работой во время создания рабочего проекта является разработка и отладка программ или их адаптация. Адаптация происходит тогда, когда для создания маркетинговой информационной системы используются уже готовые программы, которые разрабатывались для других объектов. На каждую программу разрабатывается ее описание или паспорт. Если программы адаптировались, то могут быть   описаны только изменения, которые были внесены в программу.

Этап 7.  Ввод  в эксплуатацию.  На этапе ввода в эксплуатацию необходимо выполнить следующий объем работ: подготовить объект к вводу в эксплуатацию, укомплектовать МИС, установив технические и программные средства, выполнить строительно-монтажные работы, провести преварительные испытания системы, выполнить исследовательскую эксплуатацию системы и провести приемочные испытания.

Подготовка объекта к автоматизации начинается с издания приказа об изменениях в структуре объекта, документооборота, распределении обязанностей между персоналом, переходе на новую технологию обработки маркетинговой информации. Такой приказ издается в произвольной форме, но в нем обязательно приводится срок перехода на новую технологю  и лица, отвечающие за внедрение и эксплуатацию информационной системы. Для подготовки объекта могут разрабатываться разнообразные должностные инструкции, бланки новых документов, готовиться классификаторы и т.п.. На этом этапе очень важно подготовить персонал к работе с информационной системой. Подготовка персонала может производиться силами разработчиков системы (лекции, семинары, практические занятия) или с помощью специальных курсов или факультетов повышения квалификации. Во время такого обучения каждый маркетолог имеет не только овладеть изменения в своих должностных обязанностях, а и научиться работе с вычислительной техникой. Такое обучение может предусматривать усвоение типичных, наиболее распространенных пакетов программных средств.

Параллельно с подготовкой персонала производятся работы по установке технических и программных средств. Определяются места установки ЭВМ, средства их охраны, лица, ответственные за сохранность и сопровождение системного программного обеспечения, инсталлируются необходимые пакеты программ. В случае необходимости выполняются строительно-монтажные работы, связанные с прокладыванием кабелей, установлением уникального оборудования, изменением освещения мест, где устанавливаются ЭВМ.

Предварительные испытания системы выполняет разработчик, чтобы проверить корректность работы технических и программных средств, возможность использования прикладного программного обеспечения.

Во время исследовательской эксплуатации заполняют информационную базу на машинных носителях. Это делают маркетологи, которые будут эксплуатировать информационную систему. На основе контрольного примера или реальных данных за конкретный период (период определяет пользователь) выполняются основные расчеты. По результатам исследовательской эксплуатации в программное обеспечение могут вноситься изменения. По договоренности между пользователем и разработчиком системы может дорабатываться и технический проект.

По завершению исследовательской эксплуатации проводят приемку,  которая основывается на анализе маркетинговых документов, полученных на ЭВМ, и сравнивая их с документами, сформированными вручную. Испытания могут производиться специально созданной комиссией, которая проверяет работу системы в реальных или условных данных в присутствии членов комиссии. После приемочных испытаний, если работа маркетинговой информационной системы отвечает техническому заданию и реализует все предусмотренные функции, составляется акт введения системы в эксплуатацию.

Этап 8. Сопровождение МИС.  Во время сопровождения МИС выполняются работы согласно гарантийным обязательствам разработчика системы. В этот период могут устраняться недостатки, которые выявляются во время эксплуатации.

Стадии и этапы, проходимые за время создания МИС, обуславливаются в договорах и техническом задании. Разрешается исключать стадию «Эскизный проект» и отдельные этапы работ на всех стадиях, объединять стадии «Технический проект» и «Рабочая Документация» в одну стадию «Техноробочий проект».